Privacyverklaring

Quaden Makelaars & Marketeers verwerkt persoonsgegevens van iedereen die contact met ons opneemt, een afspraak plant, zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of onze website bezoekt. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke wettelijke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op [AANVULLEN: publicatiedatum].

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Quaden Makelaars & Marketeers
Geleenstraat 2, 6151 EX Munstergeleen, Nederland
Duits kantoor: Kämpchen 11, 52538 Selfkant, Duitsland
Telefoon: +31 (0)46 30 200 30
E-mail: info@quadenmakelaars.nl
KvK-nummer: [AANVULLEN: KvK-nummer]
Btw-identificatienummer: [AANVULLEN: btw-nummer]

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een kantoor van onze omvang niet verplicht. [AANVULLEN: schrappen of vervangen door de naam en contactgegevens van de functionaris, als die er wél is.] Heeft u een vraag over privacy, dan kunt u die stellen via info@quadenmakelaars.nl of telefonisch via +31 (0)46 30 200 30.

Welke gegevens verwerken wij, en waarom?

Wij verzamelen alleen gegevens die u zelf aan ons verstrekt, plus een beperkt aantal technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken en te beveiligen. Hieronder beschrijven wij elke verwerking afzonderlijk.

1. Het contactformulier

Via het formulier op onze contactpagina vraagt u informatie of een dienst aan. Wij verwerken daarbij: waar u in geïnteresseerd bent (verkoop, aankoop, Duitsland of overig), uw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel het adres van uw woning en de inhoud van uw bericht. Uw inzending wordt opgeslagen in onze website-database en tegelijk per e-mail naar ons doorgestuurd.

Doel: uw vraag beantwoorden en, als u dat wenst, een offerte of dienst voorbereiden.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten daarvan (artikel 6 lid 1 sub b AVG); voor algemene vragen: ons gerechtvaardigd belang om op berichten te reageren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

2. Het plannen van een kennismakingsgesprek

Op onze contactpagina en op de pagina gratis waardebepaling kunt u zelf een afspraak van 60 minuten inplannen. Wij verwerken daarvoor: de gekozen datum en tijd, uw naam, uw e-mailadres en — als u die invult — uw telefoonnummer en een toelichting. Deze gegevens worden verwerkt op onze eigen server en gebruikt om de afspraak vast te leggen en te bevestigen.

Doel: het inplannen, bevestigen en nakomen van uw afspraak.
Grondslag: maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
[AANVULLEN: vermeld hier of de afspraak wordt gesynchroniseerd met een externe agenda, bijvoorbeeld Google Agenda of Microsoft 365. Zo ja, dan hoort die partij ook in de lijst met verwerkers hieronder.]

3. De nieuwsbrief

Onderaan elke pagina kunt u zich met uw e-mailadres aanmelden voor onze nieuwsbrief, die ongeveer één keer per maand verschijnt met nieuw aanbod, marktcijfers uit Sittard en Selfkant en de open-huizenagenda. Wij verwerken uitsluitend uw e-mailadres.

Doel: het versturen van onze nieuwsbrief.
Grondslag: uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). U kunt die toestemming op elk moment intrekken; in elke nieuwsbrief staat een afmeldlink en een bericht aan info@quadenmakelaars.nl volstaat ook. Wij gebruiken uw e-mailadres niet voor andere doeleinden en verkopen het niet aan derden.
[AANVULLEN: vermeld met welk e-mailprogramma of welke mailingdienst de nieuwsbrief wordt verstuurd en waar het abonneebestand wordt bewaard; die partij is een verwerker en hoort in de lijst hieronder.]

4. De bezichtigingscheck

Op enkele pagina’s verwijzen wij met de knop “Bezichtigingscheck” naar een vragenlijst die wordt gehost door JotForm (form.jotform.com). U verlaat daarmee onze website. De gegevens die u daar invult, worden verwerkt op de servers van JotForm Inc. en komen bij ons binnen zodra u de lijst verzendt.

Doel: u helpen een woning te beoordelen en uw aanvraag opvolgen.
Grondslag: maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Op het gebruik van het platform zelf is ook de privacyverklaring van JotForm van toepassing. Zie verder het kopje “Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte”.

5. Contact per telefoon, e-mail of WhatsApp

Neemt u rechtstreeks contact met ons op, dan verwerken wij de gegevens die u daarbij zelf deelt: uw naam, uw telefoonnummer of e-mailadres en de inhoud van uw bericht.

Doel: uw vraag behandelen en het contact vastleggen.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen op uw verzoek (artikel 6 lid 1 sub b AVG), dan wel ons gerechtvaardigd belang bij een goede dienstverlening (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

6. Onze dienstverlening als makelaar

Geeft u ons opdracht tot verkoop, aankoop, verhuur, taxatie of begeleiding bij een Duitse woning, dan verwerken wij de gegevens die voor die opdracht nodig zijn, zoals uw NAW-gegevens, contactgegevens, gegevens over de woning, en de gegevens die wij wettelijk moeten vastleggen. Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van de opdracht; wij vragen nooit meer dan nodig is.

Doel: het uitvoeren van uw opdracht, het opstellen en bewaren van het dossier, en het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en het nakomen van een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), zoals de fiscale bewaarplicht.
[AANVULLEN: als u als makelaar onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) cliëntenonderzoek doet, beschrijf hier welke identificatiegegevens u vastlegt, dat de grondslag een wettelijke verplichting is en dat die gegevens vijf jaar na afloop van de dienstverlening worden bewaard.]

7. Technische gegevens en beveiliging van de website

Onze webserver legt automatisch een aantal technische gegevens vast, zoals uw IP-adres, het tijdstip van uw bezoek, de opgevraagde pagina en het type browser en apparaat dat u gebruikt. Wij gebruiken die gegevens om de website te laten werken, storingen op te sporen en misbruik zoals spam en aanvallen te weren. Wij koppelen deze gegevens niet aan uw persoon en gebruiken ze niet voor marketing.

Doel: beschikbaarheid, beveiliging en foutopsporing.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

8. Cookies

Onze website plaatst uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn om de site te laten werken en om uw cookiekeuze te onthouden. Wij gebruiken geen analyse-, advertentie- of socialemediacookies en volgen u niet over andere websites. Meer informatie vindt u in onze cookiebeleid.

Grondslag: voor noodzakelijke cookies ons gerechtvaardigd belang en de uitzondering in artikel 11.7a Telecommunicatiewet; voor eventuele niet-noodzakelijke cookies uw toestemming, die u via de cookiemelding kunt geven en intrekken.

Wat wij niet doen

Voor de duidelijkheid: op deze website is geen webshop, geen betaalfunctie, geen forum, geen prijsvraag en geen klantaccount waarop u kunt inloggen. Wij vragen u dan ook nooit om een bankrekeningnummer, een kopie van uw identiteitsbewijs, uw burgerservicenummer, uw geboortedatum, uw geslacht of een cv via deze website. De rekenhulp op onze homepage rekent volledig in uw eigen browser: de bedragen die u invult, worden niet naar ons of naar een andere partij verstuurd en nergens opgeslagen.

Wij verkopen uw gegevens niet, verhuren ze niet en gebruiken ze niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor u.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.

Gegevens	Grondslag	Bewaartermijn
Inzending contactformulier	Overeenkomst / gerechtvaardigd belang	[AANVULLEN: bijv. 12 maanden na afhandeling van uw vraag]
Geplande afspraak	Overeenkomst	[AANVULLEN: bijv. 6 maanden na de afspraak]
E-mailadres nieuwsbrief	Toestemming	Tot u zich afmeldt; daarna verwijderen wij het adres binnen [AANVULLEN: bijv. 1 maand]
Bezichtigingscheck (JotForm)	Overeenkomst	[AANVULLEN: bewaartermijn bij ons én in het JotForm-account]
Opdrachtdossier makelaardij	Overeenkomst / wettelijke plicht	Fiscaal relevante gegevens 7 jaar; het overige dossier [AANVULLEN: bijv. 2 jaar na afronding]
Serverlogboeken	Gerechtvaardigd belang	[AANVULLEN: bijv. 30 dagen]
Cookievoorkeur	Gerechtvaardigd belang	[AANVULLEN: looptijd van de consent-cookie]

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw gegevens alleen aan anderen wanneer dat nodig is voor de dienst die u vraagt, wanneer u daar toestemming voor heeft gegeven of wanneer de wet ons daartoe verplicht. Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin onder meer is vastgelegd dat zij uw gegevens uitsluitend voor onze opdracht gebruiken, deze passend beveiligen en na afloop verwijderen.

Op dit moment maken wij gebruik van de volgende partijen:

• Onze hostingpartij — slaat de website, de formulierinzendingen en de serverlogboeken op. [AANVULLEN: naam en vestigingsland van de hostingpartij.]
• Onze websitebouwer en -beheerder — heeft voor onderhoud en storingen toegang tot de website en daarmee tot de opgeslagen inzendingen. [AANVULLEN: naam van het bureau, en controleer of de formulier-e-mails naar het juiste e-mailadres van Quaden gaan in plaats van naar het beheerbureau.]
• Elementor Ltd. (Site Mailer) — verzorgt de bezorging van de e-mails die onze website verstuurt, zoals de melding van een formulierinzending. Daarbij worden het e-mailadres en de inhoud van het bericht verwerkt.
• Elementor Ltd. (toegankelijkheidswidget) — onze website laadt de toegankelijkheidsknop vanaf cdn.elementor.com. Daarbij wordt uw IP-adres aan die dienst doorgegeven en plaatst hun leverancier een technische cookie voor beveiliging tegen bots.
• Google Ireland Limited / Google LLC (Google Fonts) — zie het aparte kopje hieronder.
• JotForm Inc. — host de bezichtigingscheck waarnaar wij doorlinken.
• Realworks B.V. — ons makelaarssysteem, waaruit het woningaanbod op deze website wordt geïmporteerd en waarin wij onze opdrachtdossiers bijhouden.
• funda Real Estate B.V. — als u ons opdracht geeft uw woning te verkopen of te verhuren, publiceren wij de woninggegevens en het beeldmateriaal op Funda en vergelijkbare portalen. Funda is voor die publicatie zelf verwerkingsverantwoordelijke.
• Notaris, taxateur, accountant en andere adviseurs — uitsluitend wanneer dat voor uw opdracht noodzakelijk is. Deze partijen zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke. [AANVULLEN: vul aan met de vaste partners die u inschakelt.]

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan een toezichthouder, de Belastingdienst, politie of justitie wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Google Fonts

Onze website gebruikt de lettertypen Roboto en Montserrat. Deze worden door uw browser rechtstreeks opgehaald bij Google (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com). Daarbij geeft uw browser noodzakelijkerwijs uw IP-adres, de opgevraagde pagina en uw browsergegevens door aan Google, dat de gegevens mede in de Verenigde Staten kan verwerken. Wij hebben geen invloed op wat Google daar verder mee doet; daarop is het privacybeleid van Google van toepassing. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen. Wilt u deze doorgifte voorkomen, dan kunt u de lettertypen in uw browser blokkeren. [AANVULLEN: overweeg de lettertypen lokaal op de eigen server te plaatsen; dan vervalt deze doorgifte en kan deze alinea worden geschrapt.]

Overige partijen buiten de EER

Ook JotForm Inc. en Elementor Ltd. kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Voor die doorgifte baseren wij ons op de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (standard contractual clauses), aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen, dan wel op een adequaatheidsbesluit waar dat van toepassing is. Wilt u weten welke waarborgen voor een specifieke partij gelden, dan sturen wij u die informatie op verzoek toe. [AANVULLEN: controleer per leverancier welke waarborg feitelijk is overeengekomen en waar de servers staan.]

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Het verkeer met onze website verloopt versleuteld via https. De toegang tot de website en tot onze systemen is beperkt tot de medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk en is beveiligd met persoonlijke accounts. Software werken wij regelmatig bij. Constateren wij toch een datalek met risico voor u, dan melden wij dat zoals voorgeschreven bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, bij u.

Websites van derden

Op onze website staan links naar andere websites, zoals Funda en onze socialemediapagina’s. Deze privacyverklaring geldt daar niet. Wij raden u aan de privacyverklaring van die websites te lezen voordat u er gegevens achterlaat.

Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage. U mag opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie krijgen.
• Rectificatie. Kloppen uw gegevens niet of zijn ze onvolledig, dan verbeteren of vullen wij ze aan.
• Verwijdering. U mag ons vragen uw gegevens te wissen, bijvoorbeeld wanneer wij ze niet langer nodig hebben of wanneer u uw toestemming intrekt.
• Beperking van de verwerking. Betwist u de juistheid van uw gegevens of de rechtmatigheid van de verwerking, dan kunt u ons vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen.
• Bezwaar. Verwerken wij uw gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan mag u daartegen bezwaar maken vanwege uw bijzondere situatie. Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd en zonder opgaaf van reden bezwaar maken; wij stoppen dan onmiddellijk.
• Overdraagbaarheid. Gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of een overeenkomst, leveren wij u op verzoek in een gangbaar digitaal bestandsformaat aan, of sturen wij rechtstreeks door aan een andere partij.
• Intrekken van toestemming. Heeft u toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief, dan mag u die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór uw intrekking.
• Klacht indienen. U kunt een klacht indienen bij de toezichthouder, zie hieronder.

Een verzoek stuurt u naar info@quadenmakelaars.nl of naar Quaden Makelaars & Marketeers, Geleenstraat 2, 6151 EX Munstergeleen. Wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek complex, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen zich te identificeren. Stuurt u daarvoor een kopie van uw identiteitsbewijs, maak dan uw pasfoto, de MRZ-strook (de regel met cijfers onderaan) en uw burgerservicenummer onleesbaar. U kunt daarvoor bijvoorbeeld de KopieID-app van de Rijksoverheid gebruiken.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan lossen wij dat graag eerst samen met u op. Komen wij er niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoon 088 – 1805 250, autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woont u in Duitsland, dan kunt u zich ook wenden tot de toezichthouder van uw deelstaat.

Minderjarigen

Onze website en dienstverlening zijn gericht op volwassenen. Bent u jonger dan 16 jaar, laat dan uw ouder of wettelijk vertegenwoordiger toestemming geven voordat u gegevens bij ons achterlaat. Ontdekken wij dat wij zonder die toestemming gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, dan verwijderen wij deze.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij een nieuwe dienst gaan gebruiken of wanneer de wet daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum waarop wij haar voor het laatst hebben bijgewerkt. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief. Wij gebruiken uw gegevens nooit met terugwerkende kracht voor nieuwe doeleinden zonder u daarover te informeren en, waar vereist, uw toestemming te vragen.